POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme Trezy (ci-après la « Plateforme »), Trezy est amenée à collecter et traiter des données à caractère personnel de l’utilisateur (ci-après « Utilisateur ») qui agit pour le compte et sous la responsabilité de la société cliente de Trezy (ci-après le « Client »).
Il existe trois types d’Utilisateur sur la Plateforme, lesquels sont conjointement désignés sous le terme « Utilisateur » :
- L’Utilisateur « Propriétaire », lequel procède de sa propre initiative à la création son Compte Utilisateur Propriétaire sur la Plateforme ;
- L’Utilisateur « Administrateur », lequel procède à la création son Compte Utilisateur Administrateur après avoir reçu une invitation adressée par l’Utilisateur Propriétaire ou un Utilisateur Administrateur depuis la Plateforme ;
- L’Utilisateur « Lecteur », lequel procède à la création son Compte Utilisateur Lecteur après avoir reçu une invitation adressée par l’Utilisateur Propriétaire ou un Utilisateur Administrateur depuis la Plateforme.
Afin de préserver la confiance de l’Utilisateur, Trezy l’invite à prendre connaissance de sa politique en la matière, laquelle décrit notamment les données collectées, l’utilisation qui en est faite et les droits dont dispose l’Utilisateur, en conformité avec la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016.
1. QUI COLLECTE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?
La société responsable du traitement des données personnelles de l’Utilisateur est : TREZY, [forme sociale, capital social, lieu d’inscription au RCS, n° d’inscription au RCS, adresse siège social] (ci-après désignée par « Trezy »).
Trezy collecte et traite un certain nombre de données à caractère personnel relatives à l’Utilisateur selon les conditions et modalités définies ci-après.
2. QUELLES DONNEES COLLECTONS-NOUS ET POURQUOI LES COLLECTONS-NOUS ?
La Plateforme permet à Trezy de mettre en œuvre des traitements de données à caractère personnel sous sa propre responsabilité. Les traitements mis en œuvre par Trezy sont exhaustivement listés dans la présente Politique de confidentialité.
La Plateforme permet également au Client, via un Compte Utilisateur Propriétaire ou un Compte Utilisateur Administrateur, d’entrer en relation contractuelle directe avec un partenaire de Trezy (ci-après le « Partenaire »), tiers et indépendant de cette dernière. Tout éventuel traitement de données à caractère personnel d’un Utilisateur Propriétaire ou Administrateur mis en œuvre par le Partenaire s’effectue sous la responsabilité exclusive de ce Partenaire et n’entre pas dans le champ de la présente politique de confidentialité. A ce titre, Trezy, tiers à cette relation contractuelle, n’assume aucune responsabilité quant à ces traitements.
Le cas échéant, l’Utilisateur concerné est invité à prendre connaissance des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par ces partenaires.
2.1 Création d’un Compte Utilisateur - Authentification
La création d’au moins un Compte Utilisateur (Compte Utilisateur Propriétaire) est nécessaire pour que le Client puisse bénéficier des services proposés par la Plateforme.
Les données collectées sont : nom, adresse email professionnel, numéro de téléphone professionnel et mot de passe de l’Utilisateur.
L’Utilisateur est tenu de renseigner l’ensemble de ces données pour permettre la création de son Compte Utilisateur.
Le mot de passe de l’Utilisateur est toutefois chiffré et est donc illisible par Trezy.
Le nom de l’Utilisateur est collecté afin d’identifier le titulaire du Compte Utilisateur.
L’adresse email et le mot de passe sont utilisés afin de permettre l’authentification de l’Utilisateur et sa connexion à son Compte Utilisateur.
L’adresse email permet également à l’Utilisateur d’être destinataire d’un email de réinitialisation de son mot de passe en cas d’oubli de ce dernier.
L’adresse email et le numéro de téléphone sont collectés afin d’assurer le service de support et d’assistance à l’Utilisateur.
2.2 Suivi des actions effectuées sur la Plateforme
Dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme, Trezy collecte des données relatives au suivi des actions effectuées par l’Utilisateur Propriétaire et par l’Utilisateur Administrateur sur la Plateforme. Ce traitement implique un horodatage des actions effectuées sur la Plateforme.
Ces données sont collectées afin de permettre à tout Utilisateur agissant pour le compte d’un même Client de prendre connaissance des actions effectuées par tout autre Utilisateur agissant pour le compte de ce même Client.
2.3 Envoi de notifications aux Utilisateurs
Trezy utilise les adresses emails professionnelles des Utilisateurs afin de leur communiquer par courrier électronique :
- sa newsletter ;
- des offres promotionnelles ;
- les changements dans ses offres de services.
3. QUE JUSTIFIE LE TRAITEMENT DE VOS DONNEES ?
3.1 Création d’un Compte Utilisateur et suivi des connexions et actions
Trezy traite les données personnelles des Utilisateurs visées aux Articles 2.1 et 2.2 en exécution de la relation contractuelle liant le Client à Trezy.
En effet, l’exécution de cette relation contractuelle et le bénéficie des services proposés sur la Plateforme nécessite l’utilisation d’un Compte Utilisateur. Les services proposés en application de cette relation contractuelle impliquent en outre que tout Utilisateur d’un même Client puisse consulter les actions effectuées sur la Plateforme par les autres Utilisateurs de ce même Client.
Tout Utilisateur agit pour le compte, sous l’autorité et sous la responsabilité du Client.
3.2 Envoi de notifications aux Utilisateurs
Trezy traite les données personnelles de l’Utilisateur visées à l’Article 2.3 afin d’adresser des notifications à l’Utilisateur dans la mesure où l’Utilisateur ne manifeste pas d’opposition.
L’Utilisateur peut à tout moment s’opposer à ce traitement, soit depuis la rubrique « Mon compte » puis « Notifications » en désélectionnant l’ensemble des notifications ou en désélectionnant le type de notification qu’il ne souhaite plus recevoir, soit en cliquant dans le lien prévu à cet effet dans chaque email qu’il reçoit de la part de Trezy, soit en adressant une demande en ce sens aux coordonnées suivantes :
- Par courriel : rgpd@trezy.io
- Ou par courrier postal : TREZY, 40 RUE ALEXANDRE DUMAS 75011 PARIS
L’opposition de l’Utilisateur ne joue que pour l’avenir et ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué antérieurement à son opposition.
4. A QUI COMMUNIQUONS-NOUS VOS DONNEES ?
Trezy est destinataire de l’ensemble des données collectées et traitées en sa qualité de responsable de traitement. Seul le personnel dûment habilité de Trezy peut éventuellement en prendre connaissance.
Les Utilisateurs d’un même Client sont destinataires des données identifiantes et du suivi de actions effectuées par l’Utilisateur Propriétaire et l’Utilisateur Administrateur de ce même Client.
Dans la mesure où il est sollicité par un Utilisateur Propriétaire ou un Utilisateur Administrateur, le Partenaire est destinataire des données du Compte Utilisateur de l’Utilisateur Propriétaire ou Administrateur concerné. Le Partenaire met en œuvre, sous sa propre responsabilité, les traitements qu’il estime nécessaires. L’Utilisateur concerné est invité à se rapprocher du Partenaire pour en savoir plus sur les traitements de données personnelles mis en œuvre par ce dernier.
En aucun cas les données à caractère personnel des Utilisateurs ne seront transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires.
5. QUI SONT NOS SOUS-TRAITANTS ?
Trezy recourt à des sous-traitants uniquement pour assurer la maintenance et l’hébergement de la Plateforme.
Les coordonnées de ces sous-traitants peuvent être communiquées à l’Utilisateur sur demande de ce dernier à l’adresse suivante :
- Par courriel : rgpd@trezy.io
- Ou par courrier postal : TREZY, 40 RUE ALEXANDRE DUMAS 75011 PARIS
Trezy garantit que ses sous-traitants sont établis au sein de l’Union européenne et présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le traitement réponde aux exigences du Règlement UE 2016/679 et à la Loi Informatique et Libertés.
Les sous-traitants peuvent eux-mêmes être autorisés à sous-traiter tout ou partie de leurs opérations sous réserve du strict respect des dispositions de l’article 28 du Règlement UE 2016/679 et de la présente Politique de confidentialité.
Toutefois, en tant que responsable du traitement, Trezy demeure l’unique interlocuteur de l’Utilisateur.
6. QUELS SONT VOS DROITS ?
L’Utilisateur dispose de droits portant sur le contenu et l’utilisation qui est faite de ses données à caractère personnel.
Les demandes d’exercice de droits ne peuvent concerner que les données traitées sous la responsabilité de Trezy.
Pour exercer ces droits, l’Utilisateur doit écrire à Trezy en précisant l’objet de sa lettre ou de son courriel qu’il s’agit d’une demande d’information ou de réclamation relative à ses données personnelles, et se ménagera la preuve de la réception de sa demande.
Toute demande en ce sens devra être adressée aux coordonnées suivantes :
- Par courriel : rgpd@trezy.io
- Ou par courrier postal : TREZY, 40 RUE ALEXANDRE DUMAS 75011 PARIS
Trezy pourra exiger que la demande soit accompagnée d’une copie de la pièce d’identité de la personne concernée afin d’éviter toute fraude et/ou accès illicite à ses données.
Toutefois, certaines données personnelles peuvent être exemptées de telles demandes dans certaines circonstances, par exemple si elles portent atteinte aux droits et libertés de tiers. Si une exception s'applique, Trezy le fera savoir à l’Utilisateur en répondant à sa demande.
En outre, si l’exercice des droits de l’Utilisateur a vocation à entrainer une suppression des données le concernant, l’Utilisateur est informé que cela peut avoir pour incidence la suppression de son Compte Utilisateur et que la relation contractuelle liant le Client à Trezy pourra ainsi être remise en cause, totalement ou partiellement.
6.1 Droits d’accès, d’opposition, de limitation, d’effacement et de rectification des données
Conformément à la règlementation en vigueur, l’Utilisateur dispose du droit :
- D’accéder à l’une quelconque de ses données personnelles que Trezy détient ;
- De mettre à jour l’une quelconque de ses données personnelles qui n’est pas à jour ou incorrecte ;
- De restreindre la façon dont Trezy traite ses données personnelles ;
- De demander à Trezy de lui fournir une copie de l’une quelconque des données personnelles qu’elle détient à son sujet ;
- De s’opposer à l'utilisation de ses données personnelles à des fins de notification (Article 2.3).
6.2 Droit à la portabilité des données
L’Utilisateur dispose d’un droit à la portabilité de ses données personnelles, lesquelles doivent lui être restituées par Trezy dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, s’il le souhaite.
L’Utilisateur ne peut exercer ce droit à la portabilité qu’à l’égard des données personnelles qu’il a déclarées activement et consciemment ou qu’il a générées par son activité, à l’exclusion de toutes autres données qui sont calculées, dérivées ou inférées à partir des données qu’il a fournies. En outre, seules les données personnelles traitées de manière automatisée et collectées sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat sont concernées par ce droit.
Trezy se réserve le droit de ne pas satisfaire à la demande de l’Utilisateur dans la mesure où les données concernées par sa demande ne répondent pas aux conditions susmentionnées.
Pour toutes les données ne satisfaisant pas aux critères susmentionnés, l’Utilisateur ne peut exercer que les droits mentionnés à la précédente clause (Article 6.1).
L’exercice du droit à la portabilité ne fait pas obstacle à l’exercice des autres droits dont l’Utilisateur dispose.
Trezy ne fera pas obstacle à la transmission des données concernées par le droit à la portabilité à un autre responsable de traitement, soit par l’intermédiaire de l’Utilisateur, soit directement lorsque cela s’avère techniquement possible. Dans l’hypothèse où la transmission directe des données à un autre responsable de traitement ne serait pas techniquement possible, Trezy en informera l’Utilisateur et lui proposera une solution alternative.
Trezy n’est pas responsable des traitements que l’Utilisateur opère sur les données issues du droit à la portabilité une fois qu’il les a récupérées. Trezy n’est pas davantage responsable des traitements réalisés par le nouveau responsable des traitements de données de l’Utilisateur à la suite d’une demande qu’il aura effectuée en ce sens.
6.3 Droit de formuler des directives anticipées
Conformément à la règlementation en vigueur, l’Utilisateur peut formuler des directives anticipées sur l’utilisation de ses données après sa mort (par exemple : conservation, suppression, divulgation). L’Utilisateur peut modifier ou rétracter ses instructions à tout moment.
6.4 Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
L’Utilisateur est informé de son droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (la Cnil en France : www.cnil.fr), en cas de non-respect des dispositions légales et réglementaires de la part de Trezy ou de ses sous-traitants dans le cadre de la gestion de ses données à caractère personnel.
7. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES ?
7.1 Les données relatives à un Compte Utilisateur (Article 2.1) sont conservées par Trezy pour le temps de la relation contractuelle entre Trezy et le Client dans la mesure où l’Utilisateur Administrateur est réputé être le représentant du Client. Ces données sont supprimées au terme de cette relation contractuelle.
L’Utilisateur Propriétaire étant réputé avoir tout pouvoir de représentation du Client, Trezy archive ces données à caractère personnel dans une base de données distincte de la base d’exploitation pour une durée de cinq (5) ans à compter du terme de la relation contractuelle entre Trezy et le Client, laquelle correspond à la durée légale de prescription en matière contractuelle.
7.2 Les données relatives à la création d’un Compte Utilisateur Administrateur et d’un Compte Utilisateur Lecteur (Article 2.1) sont conservées par Trezy pour le temps où l’Utilisateur Administrateur ou l’Utilisateur Lecteur dispose d’un Compte Utilisateur.
Les données relatives à un Compte Utilisateur Administrateur et à un Compte Utilisateur Lecteur sont immédiatement supprimées :
- Au terme de la relation contractuelle entre le Client et Trezy ; ou
- Pour un Compte Utilisateur Administrateur : en cas de demande de suppression du Compte Utilisateur Administrateur par l’Utilisateur Propriétaire ou par un Utilisateur Administrateur ;
- Pour un Compte Utilisateur Lecteur : en cas de demande de suppression du Compte Utilisateur Lecteur par l’Utilisateur Propriétaire ou par un Utilisateur Administrateur.
Par ailleurs, un Compte Utilisateur Administrateur ou un Compte Utilisateur Lecteur inutilisé pendant une durée d’un (1) an est considéré comme un compte inactif. Toute connexion au Compte Utilisateur fait courir de nouveau ce délai d’un (1) an. Au terme de ce délai, les données relatives à un compte inactif sont supprimées. Un (1) mois avant cette suppression, Trezy en informe l’Utilisateur concerné par email lui indiquant les modalités lui permettant d’indiquer sa volonté contraire. Trezy en informe concomitamment l’Utilisateur Propriétaire.
7.3 Les données relatives au suivi des actions menées sur la Plateforme (Article 2.2) sont conservées pour le temps de la relation contractuelle entre le Client et Trezy afin de permettre au Client, quel que soit l’Utilisateur, de bénéficier d’un suivi de ces actions tout au long de la relation contractuelle. Par conséquent, les données de l’Utilisateur concerné sont conservées tout au long de cette période, peu important que le Compte Utilisateur concerné ait été supprimé au cours de cette période.
Trezy pourra conserver plus longtemps ces données à des fins statistiques dès lors qu’elles sont totalement anonymisées, rendant impossibles d’identifier la personne qui en est à l’origine.
7.4 Les données à caractère personnel utilisées dans le cadre des notifications adressées à l’Utilisateur (Article 2.3) sont conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de l’Utilisateur (par exemple, une demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel ; en revanche, l'ouverture d’un courriel ne peut être considérée comme un contact émanant de l’Utilisateur).
Au terme de ce délai de trois (3) ans, Trezy pourra reprendre contact avec l’Utilisateur concerné afin de savoir s’il souhaite continuer à être sollicité par Trezy. En l’absence de réponse positive et explicite de l’Utilisateur, il est mis un terme à tout envoie de notification à son égard. Toutefois, si l’Utilisateur dispose toujours d’un Compte Utilisateur, les données sont conservées selon les modalités définies à l’Article 7.1 ou 7.2.
7.5 En cas d’exercice du droit d’accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d’identité sont conservées pendant le délai prévu à l’article 9 du code de procédure pénale, soit un (1) an.
En cas d’exercice du droit d’opposition, les données relatives aux pièces d’identité peuvent être archivées pendant le délai de prescription prévu à l’article 8 du code de procédure pénale, soit trois (3) ans.
En cas d’exercice du droit d'opposition à être sollicité par Trezy, les informations permettant de prendre en compte son droit d'opposition sont conservées trois (3) ans à compter de l'exercice du droit d'opposition. Ces données ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins que la gestion du droit d'opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte du droit d’opposition sont conservées (notamment, l’adresse électronique).
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Pas vos finances.
Soyez un boss, pas un comptable!